Prüfen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Ihrer EU-Kunden?

Wer als Unternehmen seine Produkte ins EU-Ausland exportiert oder seine Dienstleistungen dort anbietet, sollte über die Gültigkeit und Richtigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (Ust-ID bzw. Ust-IDNr) Bescheid wissen.

Durch eine Verwendung einer ungültigen Ust-ID-Nr kann eine Umsatzsteuerschuld entstehen, da Sie zu unrecht eine mehrwert- bzw. umsatzsteuerbefreite Rechnung gestellt hätten. Dann zahlen Sie die nicht gestellte Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt, ohne von Ihrem ausländischem Kunden die Umsatzsteuer erhalten zu haben. Ob Ihr Kunden Ihnen die Umsatzsteuer später noch nachzahlt bleibt ungewiss. In jedem Fall haben Sie dadurch unnötigen Ärger und Aufwand.

Rechnungen können also an Firmen innerhalb der EU ohne Umsatzsteuer gestellt werden, wenn Rechnungsteller und -empfänger jeweils eine gültige Ust-IDNr haben. Dabei bezieht sich die Gültigkeit auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Für die Umsatzsteuerbefreiung müssen zusätzlich auf der Rechnung beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufgeführt werden. Zuvor muss aber auch noch geprüft werden, ob die ausländische Ust-ID existiert und gültig ist bzw. auch dem Rechnungsempfänger gehört. Jede Firma die nur wenige Rechnungen in andere EU-Länder stellt kann eine derartige Überprüfung durchaus händisch vornehmen. Auf der offiziellen Webseite vom Bundeszentralamt für Steuern kann man ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern direkt, aber manuell online prüfen. Firmen die jedoch regelmäßig und eine gewisse Anzahl an Rechnungen an EU-Kunden stellen, sollten unbedingt über ein automatische Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nachdenken.

Überprüfung der UST-ID innerhalb von SAP automatisieren

Für die Buchhaltung und Verwaltung seiner Geschäfte nutzt jede Firma mindestens eine Software. Am besten ist eine vollständige Integration der automatischen Überprüfung der Ust-IDNr seiner Kunden innerhalb seiner Verwaltungssoftware. Eine SAP Umsatzsteuer ID-Prüfung ohne den Aufwand und die Kosten für eine Schnittstellenprogrammierung zu externen Softwaresystemen ist möglich und absolut sinnvoll. So können zu den richtigen Zeitpunkten im Hintergrund die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern geprüft und diese Prüfung auch gleichzeitig dokumentiert werden. Auf diese Weise werden Mitarbeiter entlastet und der Unternehmer ist auf der sicheren Seite alle ihm möglichen Vorkehrungen getroffen zu haben. Die revisionssichere Speicherung der Ergebnisse der Ust-IDNr-Prüfung innerhalb von SAP ist damit ebenso gewährleistet.

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